¿Cómo escribir un email formal en inglés?

Cuando queremos hacer una presentación formal y escrita, como un email formal en inglés, debemos seguir ciertas normas que nos ayuden a mantener el estilo y la solemnidad que se requieren en ciertas ocasiones, por ello es necesario manejar la estructura básica de los formatos de uso común para dirigirnos a nuestros superiores, entes oficiales o departamentos institucionales, en caso de solicitar de sus servicios, hacer una solicitud o notificación que queramos participar.

En esta era de la tecnología, ya no se suele hacer uso de la correspondencia en físico, por lo que es más común el envío de documentos a través del internet como email o los correos electrónicos, pero estos igualmente deben contar con una estructura que le aporte formalidad al escrito para que su uso sea apropiado en el ámbito profesional y de negocios.

En caso de que necesites escribir un email formal en inglés, en esta ocasión te mostraremos cómo hacerlo, paso a paso sigue los siguientes tips para logres redactar un documento con el estilo adecuado y así logres dar una excelente impresión con tu manejo de la formalidad, aunque seas un aprendiz en la lengua inglesa.

Características de un email formal en inglés

Es necesario que tomes en cuenta ciertos elementos que debes mantener a lo largo del email formal en inglés, que son los que le darán la formalidad que requieres cuando te vas a dirigir a tus jefes, clientes, empresas, oficinas o personas que no conozcas, para que logres el propósito del documento y mantengas la solemnidad del mismo en todo momento.

• Mantén a lo largo del texto, el mismo tipo de letra y el tamaño para que la estructura sea armoniosa a simple vista.
• Procura no escribir palabras o frases completas sólo con mayúsculas.
• Elige asertivamente el título que colocarás en el asunto, acorde con el tema a tratar en el documento.
• Evita el uso de chistes, frases con doble sentido o palabras de uso popular, manejando siempre un lenguaje formal.
• Envía el email desde una cuenta con un nombre formal.
• Incluye los datos correctos del receptor y el emisor.

Estas pautas, no sólo te servirán para elaborar un email formal en inglés, sino que pueden ser útiles en cualquier idioma, por lo que es una información valiosa que vale la pena tener siempre en cuenta.

Pasos para elaborar un email formal en inglés

Previo al inicio de la redacción del email, debes ordenar las ideas para saber qué quieres decir, organizando una idea por párrafo sin frases complejas, sino siendo muy conciso con la intención del documento. Debes tomar en cuenta que la estructura es la siguiente:

1. Saludo
2. Cuerpo
3. Cierre
4. Despedida

1. Saludos formales para un email en inglés

Para el saludo se emplea la palabra Estimado, que en inglés se escribe Dear y esta puede servir tanto en plural como en singular.

Seguidamente, consulta el nombre de la persona a la que va dirigido el email, para que le incluyas en el saludo al iniciar el email. Puedes colocar sólo el apellido o nombre y apellido, como gustes.

• Si es un hombre, se coloca la abreviatura Mr.

Dear Mr. Jones

Dear Mr. Charles Carter

• Si se trata de una mujer casada, se utiliza Mrs.

Dear Mrs. Parker

Dear Mrs. John Jenkins

• En caso de dirigirnos a una mujer soltera, lleva al inicio Miss.

Dear Miss Laker

Dear Miss Laury Brown

• Va dirigida a una mujer, pero desconocemos su estado civil, entonces empleamos Ms.

Dear Ms. Roberts

Dear Ms. Megan Stone

Si no es a un individuo en particular o si se desconoce el receptor, se puede aplicar los siguientes ejemplos:

• Dear Sirs / Estimados Señores: es muy útil cuan no tenemos el nombre de la persona o va dirigida a un departamento.
• Dear Sir o Madam / Estimado Señor o Señora.
• To whom it may concern / A quién pueda interesar

2. Cuerpo

Primero debes presentarte brevemente al inicio de la correspondencia, colocando:

My name is… / Mi nombre es…

Luego, pasarás a explicar de manera clara y concisa el motivo de tu comunicación, sin extenderse en frases largas. A continuación  te presentamos algunas frases que puedes emplear de acuerdo con los motivos del documento, para que elijas el que más se adapte a tu necesidad:

We are writing in connection with…/ Escribimos en relación con …

I am writing to …/ Le escribo para…

In response to your former email…/ En respuesta a su correo electrónico anterior…

We would appreciate if you could send us more information about…/ Le agradeceríamos que nos envíe más información sobre…

I must ask you whether…/ Debo preguntarte si…

We are interested in… and would like to know… / Estamos interesados ​​en … y nos gustaría saber …

We carefully considered your proposal and… / Consideramos cuidadosamente su propuesta y …

We are sorry to inform you that…/ Lamentamos informarle que …

También, puedes agregar alguna frase según la información que deseas plasmar en tu email formal en inglés, como complemento en la redacción de tu documento. En seguida te mostramos posibles inicios de oraciones, para que selecciones la que se adapte más a lo que esperas escribir en el email.

Could you please…? / ¿Podría por favor…?

I would like to… / Me gustaría…

I would appreciate if you… / Apreciaría si usted …

It would be grateful if you could… / Le agradecería que pudiera …

Could you possibly…? / ¿Le sería posible…?

Please let me know… / Por favor hágamelo saber…

We are happy to let you know that… / Estamos felices de informarle que …

We are willing to… / Estamos dispuestos a…

I am glad to inform you that… / Me alegra informarle que …

I am afraid… / Me temo que…

I am not satisfied with… / No estoy satisfecho con …

Si se envían documentos anexos en el email formal en inglés, puedes insertar expresiones como las que te mostramos en los siguientes ejemplos, para que les des un tratamiento con estilo a los archivos que adjuntas en el correo:

Attached please find the documents regarding…/ Adjunto encontrará los documentos relacionados…
Please find enclosed the documents regarding… / Se adjuntan los documentos sobre …

I have attached my …for your consideration / He adjuntado mi … para su consideración.

I am sending you …as an attachment / Le envío ….. como archivo adjunto

Please see the…attached / Por favor vea el … adjunto.

Please find attached the…you requested / Encuentre adjunto el… que usted solicitó.

3. Cierre

Antes de la despedida, en un email formal en inglés se sugiere que se incluya un agradecimiento por la atención prestada, igualmente en este apartado podemos hacer referencia a una fecha de reunión o plantear un posible encuentro, si cabe de acuerdo al caso, o para ofrecer la entera disposición de parte del emisor.

If you require any further information, feel free to contact me./ Si necesita más información, no dude en ponerse en contacto conmigo.

Thank you for your help in this matter /  Gracias por tu ayuda en este asunto.

I look forward to hearing from you soon / Espero con interés escuchar de usted pronto.

I look forward to hearing from you / Quedo a la espera de su respuesta.

I would like to thank you in advance for… /  Me gustaría agradecerle de antemano por …

4. Cómo despedirse formalmente en un email en inglés

En un email o correspondencia formal, la despedida debe hacerse de manera cordial con un lenguaje acorde al estilo conservado a lo largo del escrito. Además, se acompaña de los datos de quien lo envía, tal como el nombre y apellido, acompañado de la información laboral o profesional como el título o posición, compañía a la que pertenece, número de contacto, entre otros.

Yours sincerely, / Sinceramente,

Yours cordially, / Cordialmente,

Your respectfully, / Respetuosamente,

Yours faithfully, / Atentamente,

Ya con esto hemos cubierto con lo que es la redacción en líneas generales de un email formal en inglés para que puedas comunicarte satisfactoriamente con quien lo requieras a través de los medios electrónicos.

Conectivos para usar en el email formal en inglés

Lo que puede ser de mucha ayuda, al momento de enlazar las ideas cuando nos encontramos haciendo el escrito para un email de carácter formal, son las palabras que funcionan como conectivos, ya que con ellas podemos asegurarnos de no repetir las frases, llevar una secuencia coherente en el  discurso y además, mantener la formalidad a lo largo del documento.

Algunos de los que puedes emplear son:

• Para expresar orden en los hechos:

Firstly / En primer lugar

Secondly  / En segundo lugar

Finally / Finalmente

Subsequently  / Posteriormente

• Para introducir ideas contrarias:

On the one hand, on the other hand  / Por una parte / por otra parte.

Nevertheless / Sin embargo

Nonetheless / No obstante

On the contrary / Por el contrario

• Para ejemplificar:

That is to say / Es decir

For instance / Por ejemplo

As a matter of fact / De hecho

In reality / En realidad

Ejemplo de email formal en inglés dirigido a institución

Subject: Inquiry Regarding Enrollment Process

Dear Admissions Office,

I hope this email finds you well. I am writing to inquire about the enrollment process for the upcoming academic year at [Institution Name]. I am interested in pursuing a [Degree Program Name] and would appreciate information regarding application deadlines, required documents, and any other relevant details.

I have reviewed the information available on your website, but I wanted to ensure that I have a comprehensive understanding of the requirements and steps involved. Could you kindly provide me with the necessary information and guidance for the application process?

Thank you for your time and assistance. I look forward to hearing from you.

Best regards,

 

Asunto: Consulta sobre el Proceso de Inscripción

Estimada Oficina de Admisiones,

Espero que este correo electrónico le encuentre bien. Le escribo para preguntar acerca del proceso de inscripción para el próximo año académico en [Nombre de la Institución]. Estoy interesado/a en cursar [Nombre del Programa de Grado] y agradecería información acerca de las fechas límite de solicitud, documentos requeridos y cualquier otro detalle relevante.

He revisado la información disponible en su sitio web, pero deseaba asegurarme de tener una comprensión completa de los requisitos y pasos involucrados. ¿Podría proporcionarme amablemente la información necesaria y orientación para el proceso de solicitud?

Gracias por su tiempo y asistencia. Espero con interés recibir noticias suyas.

Atentamente,

Ejemplo de email formal en inglés para un jefe

Subject: Project Update and Next Steps

Dear [Boss’s Name],

I trust this email finds you well. I wanted to provide you with an update on the [Project Name] we’ve been working on. The team has made significant progress, and I’m pleased to report that we are on track to meet the initial milestones.

We have successfully completed Phase 1, which involved [Brief Description of Phase 1 Accomplishments]. As we move into Phase 2, our focus will be on [Brief Description of Phase 2 Goals]. I will ensure that all necessary resources are allocated appropriately to ensure a smooth transition.

If you have any specific feedback or guidance as we continue, please don’t hesitate to share. Your insights are valuable to us as we work towards the project’s success.

Thank you for your continued support. I look forward to your feedback and the successful continuation of this project.

Best regards,

Asunto: Actualización del Proyecto y Próximos Pasos

Estimado/a [Nombre del Jefe],

Confío en que este correo electrónico lo/la encuentre bien. Quería proporcionarle una actualización sobre el [Nombre del Proyecto] en el que hemos estado trabajando. El equipo ha logrado un progreso significativo y me complace informar que estamos en camino para cumplir con los hitos iniciales.

Hemos completado exitosamente la Fase 1, que involucró [Breve Descripción de los Logros de la Fase 1]. A medida que avanzamos a la Fase 2, nuestro enfoque estará en [Breve Descripción de los Objetivos de la Fase 2]. Me aseguraré de asignar todos los recursos necesarios de manera apropiada para garantizar una transición fluida.

Si tiene algún comentario o guía específicos mientras continuamos, no dude en compartirlos. Sus ideas son valiosas para nosotros mientras trabajamos hacia el éxito del proyecto.

Gracias por su continuo apoyo. Espero sus comentarios y la exitosa continuación de este proyecto.

Atentamente,

Algunas personas recomiendan que al final se agregue tu nombre completo y tu teléfono de contacto como una recomendación y que hace que se vea más profesional.

¿Ya leíste el artículo sobre la carta en inglés?, esto puede ser de tu interés, te lo recomendamos mucho: Cómo hacer una carta formal en inglés: paso a paso

Como todo nuevo comienzo, es importante la práctica constante hasta lograr hacerlo de la manera correcta, entendiendo las normas de la escritura del inglés para alcanzar el manejo adecuado de las expresiones y las formas de expresar las ideas, sin caer en errores gramaticales.