- Mantén a lo largo del texto, el mismo tipo de letra y el tamaño para que la estructura sea armoniosa a simple vista.
- Procura no escribir palabras o frases completas sólo con mayúsculas.
- Elige asertivamente el título que colocarás en el asunto, acorde con el tema a tratar en el documento.
- Evita el uso de chistes, frases con doble sentido o palabras de uso popular, manejando siempre un lenguaje formal.
- Envía el email desde una cuenta con un nombre formal.
- Incluye los datos correctos del receptor y el emisor.
Estas pautas, no sólo te servirán para elaborar un email formal en inglés, sino que pueden ser útiles en cualquier idioma, por lo que es una información valiosa que vale la pena tener siempre en cuenta.
Pasos para elaborar un email formal en inglés
Previo al inicio de la redacción del email, debes ordenar las ideas para saber qué quieres decir, organizando una idea por párrafo sin frases complejas, sino siendo muy conciso con la intención del documento. Debes tomar en cuenta que la estructura es la siguiente:
- Saludo
- Cuerpo
- Cierre
- Despedida
-
Saludo
Para el saludo se emplea la palabra Estimado, que en inglés se escribe Dear y esta puede servir tanto en plural como en singular.
Seguidamente, consulta el nombre de la persona a la que va dirigido el email, para que le incluyas en el saludo al iniciar el email. Puedes colocar sólo el apellido o nombre y apellido, como gustes.
- Si es un hombre, se coloca la abreviatura Mr.
Dear Mr. Jones
Dear Mr. Charles Carter
- Si se trata de una mujer casada, se utiliza Mrs.
Dear Mrs. Parker
Dear Mrs. John Jenkins
- En caso de dirigirnos a una mujer soltera, lleva al inicio Miss.
Dear Miss Laker
Dear Miss Laury Brown
- Va dirigida a una mujer, pero desconocemos su estado civil, entonces empleamos Ms.
Dear Ms. Roberts
Dear Ms. Megan Stone
Si no es a un individuo en particular o si se desconoce el receptor, se puede aplicar los siguientes ejemplos:
- Dear Sirs / Estimados Señores: es muy útil cuan no tenemos el nombre de la persona o va dirigida a un departamento.
- Dear Sir o Madam / Estimado Señor o Señora.
- To whom it may concern / A quién pueda interesar
-
Cuerpo
Primero debes presentarte brevemente al inicio de la correspondencia, colocando:
My name is… / Mi nombre es…
Luego, pasarás a explicar de manera clara y concisa el motivo de tu comunicación, sin extenderse en frases largas. A continuación te presentamos algunas frases que puedes emplear de acuerdo con los motivos del documento, para que elijas el que más se adapte a tu necesidad:
We are writing in connection with…/ Escribimos en relación con …
I am writing to …/ Le escribo para…
In response to your former email…/ En respuesta a su correo electrónico anterior…
We would appreciate if you could send us more information about…/ Le agradeceríamos que nos envíe más información sobre…
I must ask you whether…/ Debo preguntarte si…
We are interested in… and would like to know… / Estamos interesados en … y nos gustaría saber …
We carefully considered your proposal and… / Consideramos cuidadosamente su propuesta y …
